1. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa prawa i obowiązki Uczestników wydarzenia „ECR Kongres Młodych 2025”, zwanego dalej „Kongresem”. 
2. Organizatorami Kongresu są: 

1. Stowarzyszenie pod nazwą Nowa Polska Organizacja (NowaPL.org) wpisane do Rejestru Stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0001125861 z siedzibą w Warszawie, ul. Techników 28, 02-468 Warszawa, NIP: 5223310390, REGON: 52961717100000 oraz
2. European Parliament – European Conservative & Reformists Group – Grupa Europejskich Konserwatystów i Reformatorów z siedzibą w Brukseli, Rue Wiertz, 60 ZWEIG 02L036, Belgia.

1. Kongres odbędzie się w Lublinie od 27 listopada 2025 r. do 29 listopada 2025 r. w Lubelskim Centrum Konferencyjnym. 
2. Udział w Kongresie jest bezpłatny.
3. W ramach Kongresu odbędą się panele dyskusyjne, warsztaty oraz wykłady o tematyce związanej ze społeczeństwem obywatelskim oraz rolą i rozwojem Polski w Unii Europejskiej i Europie. Kongres odbędzie się według agendy dostępnej na stronie internetowej https://ecrkongresmlodych.pl/, mediach społecznościowych Organizatorów oraz w miejscu odbywania Kongresu. 
4. Organizatorzy zastrzegają możliwość zmiany agendy wydarzenia w każdym terminie bez podawania przyczyn. 

2. Warunki udziału w Kongresie

1. W Kongresie biorą udział słuchacze (uczestnicy bierni) oraz prelegenci, wykładowcy i prowadzący warsztaty (uczestnicy czynni). 
2. Uczestnicy czynni mogą brać udział w Kongresie jedynie na pisemne zaproszenie Organizatora oraz po przesłaniu im przez Organizatora niniejszego Regulaminu. Obecność uczestnika czynnego na Kongresie oznacza zgodę na zapisy niniejszego Regulaminu.
3. Celem wzięcia udziału w Kongresie jako uczestnik bierny należy dokonać rejestracji za pośrednictwem dedykowanego formularza udostępnionego na stronie internetowej https://ecrkongresmlodych.pl/. Organizatorzy nie przewidują innej formy rejestracji. 
4. Warunkami uczestnictwa w Kongresie jako uczestnik bierny są:

1. dokonanie zgłoszenia za pośrednictwem formularza udostępnionego na stronie internetowej, w tym akceptacji całości niniejszego Regulaminu;
2. ukończenie 18. roku życia;
3. akceptacja zgłoszenia przez Organizatora, poświadczona przesłaniem na adres e-mail wskazany przy zgłoszeniu potwierdzenia uczestnictwa.

1. Po dokonaniu zgłoszenia, dla zgłaszającego tworzone jest indywidualne konto uczestnika na stronie internetowej https://ecrkongresmlodych.pl/. 
2. Z uwagi na ograniczoną ilość miejsc i uwarunkowania organizacyjne, Organizatorzy zastrzegają, że nie każda osoba dokonująca zgłoszenia do uczestnictwa w Kongresie zostanie zakwalifikowana do udziału w Kongresie. Decyzję o zakwalifikowaniu do udziału w Kongresie każdorazowo podejmuje Organizator (dowolny). Decyzja dowolnego Organizatora o odrzuceniu zgłoszenia jest ostateczna  i nie przewiduje się żadnej procedury reklamacyjnej ani odwoławczej. 
3. Uczestnik bierny zakwalifikowany do udziału w Kongresie otrzyma potwierdzenie rejestracji na podany przez siebie adres e-mail. 
4. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za podanie błędnych lub nieprawdziwych danych przez uczestnika podczas rejestracji uczestnictwa w Kongresie. 
5. Organizator (dowolny) może wycofać akceptację zgłoszenia uczestnika biernego jak również może wycofać zaproszenie dla uczestnika czynnego (również w całym trakcie trwania Kongresu, też po zarejestrowaniu się na Kongresie czy odbiorze identyfikatora), jeżeli akceptacja lub zaproszenie zostały wysłane omyłkowo (wycofanie na tej podstawie możliwe jest do 72 godzin od akceptacji lub zaproszenia), jeżeli uczestnik podał nieprawdziwe lub wprowadzające w błąd dane przy rejestracji, Organizator został w inny sposób wprowadzony w błąd co do personaliów lub działalności (zwłaszcza zawodowej, społecznej lub profesjonalnej) uczestnika lub gdy dowolny z Organizatorów lub osób zatrudnionych lub współpracujących z Organizatorem złoży umotywowany sprzeciw wobec obecności danego uczestnika na Kongresie. Wycofanie akceptacji zgłoszenia lub zaproszenia jest skuteczne z chwilą skutecznego zakomunikowania wycofania uczestnikowi przez dowolnego z Organizatorów. Jeżeli osoba, której dotyczy wycofanie akceptacji zgłoszenia lub zaproszenia nie zgadza się z decyzją Organizatora, może odwołać się pisemnie do Organizatora na adres e-mail: kongres@nowapl.org. Odwołanie nie wstrzymuje skuteczności wycofania akceptacji zgłoszenia lub zaproszenia. Organizator rozpatruje odwołanie niezwłocznie oraz przekazuje swoją decyzję odwołującemu się na adres e-mail, z którego zostało złożone odwołanie. Od rozpatrzenia odwołania przez Organizatora nie przewiduje się żadnej procedury reklamacyjnej ani odwoławczej.
6. Osobom, które nie posiadają aktualnego i zgodnego z przepisami niniejszego Regulaminu statusu uczestnika biernego lub czynnego Kongresu (również osobom, co do których została zgodnie z przepisami niniejszego Regulaminu wycofana akceptacja zgłoszenia lub zaproszenie) zostanie odmówiony wstęp na teren Kongresu, w szczególności do budynku Lubelskiego Centrum Konferencyjnego, a w przypadku gdyby z jakichkolwiek powodów znalazły się one na ww. terenie, zostanie im nakazane (przez dowolnego Organizatora lub jego przedstawiciela, również w formie ustnej) natychmiastowe opuszczenie budynku. Nakazanie przez dowolnego Organizatora lub jego przedstawiciela opuszczenia budynku w związku z brakiem aktualnego i zgodnego z przepisami niniejszego Regulaminu statusu uczestnika biernego lub czynnego jest skuteczne od chwili pierwszego skutecznie zakomunikowanego nakazu. 
7. Jeżeli osoba, o której mowa w pkt 10 nie zgadza się z ww. nakazem, może odwołać się pisemnie do Organizatora na adres e-mail: kongres@nowapl.org. Odwołanie nie wstrzymuje skuteczności nakazu a osoba jest zobowiązana niezwłocznie opuścić teren Kongresu, do czasu rozpatrzenia odwołania przez Organizatora. Organizator rozpatruje odwołanie się od nakazu niezwłocznie oraz przekazuje swoją decyzję odwołującemu się na adres e-mail, z którego zostało złożone odwołanie. Od rozpatrzenia odwołania przez Organizatora nie przewiduje się żadnej procedury reklamacyjnej ani odwoławczej.
8. W przypadku niewykonania przez osobę, o której mowa w pkt 10 obowiązku niezwłocznego opuszczenia terenu Kongresu, o którym mowa w pkt 10, zobowiązuje się ona do zapłaty na cel wskazany przez dowolnego z Organizatorów kary umownej w wysokości 275,00 euro za każde rozpoczęte 10 minut opóźnienia, licząc od chwili pierwszego skutecznie zakomunikowanego nakazu opuszczenia terenu. Zapłata kary umownej nastąpi w terminie 7 dni od dnia skutecznego doręczenia Uczestnikowi żądania zapłaty.

3.Zapewnienie transportu i miejsc noclegowych uczestnikom

1. Organizatorzy mogą zapewnić uczestnikom biernym oraz uczestnikom czynnym, których miejsce zamieszkania znajduje się poza miastem Lublin, miejsca noclegowe na terenie miasta Lublin, a także transport z ustalonych miejsc zbiórek do Lublina i z powrotem. Uczestnicy będą mogli skorzystać z transportu oraz miejsc noclegowych bezpłatnie na zasadach określonych w niniejszym paragrafie, z zastrzeżeniem paragrafu 4. 
2. Skorzystanie z noclegu lub/i transportu jest dobrowolne, ale mogą z nich skorzystać wyłącznie uczestnicy bierni oraz czynni, którzy ukończyli 18. rok życia. 
3. Zamiar skorzystania z noclegu lub/i transportu należy zgłosić Organizatorom za pośrednictwem formularza rejestracyjnego zaznaczając odpowiednie oświadczenia. 
4. Organizatorzy zastrzegają, że transport zostanie zorganizowany pod warunkiem uczestniczenia w Kongresie odpowiednio dużej liczny osób z danego obszaru kraju. Organizatorzy poinformują odpowiednio wcześniej przed datą rozpoczęcia Kongresu o rezygnacji z organizacji transportu za pośrednictwem poczty elektronicznej. 
5. Transport zostanie zorganizowany poprzez możliwość bezpłatnego przejazdu do Lublina i z powrotem wynajętym przez Organizatorów autokarem/busem. 
6. Organizatorzy nie są zobowiązani ponosić żadnych kosztów transportu lub/i noclegu uczestników biernych, którzy samodzielnie zorganizowali sobie dojazd na Kongres, ani ich nie refundują. 
7. Organizatorzy mogą podjąć decyzję o zwrocie kosztów transportu lub/i noclegu uczestników czynnych, którzy samodzielnie zorganizowali sobie dojazd na Kongres. Powyższe kwestie będą ustalane indywidulanie z każdym z zainteresowanych uczestników czynnych. 
8. Uczestnik otrzyma informację z potwierdzeniem zapewnienia noclegu lub/i transportu przez Organizatorów wraz informacjami dotyczącymi szczegółów rezerwacji hotelowej oraz organizacji transportu poprzez konto uczestnika na stronie internetowej https://ecrkongresmlodych.pl/. Uczestnik może również otrzymać powyższe informacje poprzez wiadomość e-mail lub telefonicznie.
9. Organizator (dowolny) może wycofać rezerwację noclegową lub w rezerwację w zakresie transportu wobec uczestnika, w szczególności jeżeli akceptacja zgłoszenia uczestnika biernego lub zaproszenie uczestnika czynnego zostało wycofane zgodnie z przepisami niniejszego Regulaminu, potwierdzenie rezerwacji zostało wysłane omyłkowo (wycofanie na tej podstawie możliwe jest do 96 godzin od potwierdzenia rezerwacji), jeżeli uczestnik podał nieprawdziwe lub wprowadzające w błąd dane przy rejestracji, Organizator został w inny sposób wprowadzony w błąd co do personaliów lub działalności (zwłaszcza zawodowej, społecznej lub profesjonalnej) uczestnika lub gdy dowolny z Organizatorów lub osób zatrudnionych lub współpracujących z Organizatorem złoży umotywowany sprzeciw wobec obecności danego uczestnika na Kongresie.

4.Rezygnacja z udziału w Kongresie; ponoszenie kosztów rezerwacji noclegów

1. Uczestnik powinien poinformować o rezygnacji z udziału w Kongresie na 4 dni przed rozpoczęciem Kongresu. Informację o rezygnacji uczestnik jest obowiązany przesłać na adres e-mail kongres@nowapl.org. 
2. Uczestnik ma obowiązek poinformować o rezygnacji z zapewnionego przez Organizatorów miejsca noclegowego i transportu minimum na 4 dni przed rozpoczęciem Kongresu. Informację o rezygnacji uczestnik jest obowiązany przesłać na adres e-mail kongres@nowapl.org.
3. Uczestnik zwróci Organizatorom poniesione przez nich koszty noclegu, jeśli:

1. Organizatorzy zapewnili uczestnikowi nocleg, a uczestnik nie skorzystał z noclegu i nie poinformował o rezygnacji z rezerwacji miejsca noclegowego zgodnie z ustępem drugim powyżej;
2. Organizatorzy zapewnili uczestnikowi nocleg, a uczestnik skorzystał z niego, lecz nie brał udziału w Kongresie.

1. W przypadku podania przez uczestnika nieprawdziwych lub rażąco wprowadzających w błąd danych w formularzu rejestracyjnym, a następnie nie skorzystanie z wykonanej na tej podstawie rezerwacji miejsca noclegowego i nie poinformowanie Organizatorów o rezygnacji z rezerwacji miejsca noclegowego, uczestnik jest obowiązany zapłacić karę umowną w wysokości 750,00 euro na cel wskazany przez dowolnego z Organizatorów. Zapłata kary umownej nastąpi w terminie 7 dni od dnia zakończenia Kongresu.
2. Sposób potwierdzenia uczestnictwa w Kongresie na potrzeby ustalenia konieczności ewentualnego zwrotu kosztów noclegu Organizatorom jest następujący: odebranie imiennego identyfikatora uczestnika wydarzenia 27 listopada 2025 r., podpis na liście obecności przy odbiorze identyfikatora 27 listopada 2025 r., a także podpis  na liście obecności przed rozpoczęciem ostatniego dnia wydarzenia, tj. 29 listopada 2025 r. Jeżeli uczestnik uczestniczy tylko w części Kongresu oraz otrzymał potwierdzenie noclegu tylko w wybranych dniach, podpisuje się przy odbiorze identyfikatora w dniu rozpoczęcia przez niego doby hotelowej oraz podpisuje się na liście obecności przed rozpoczęciem dnia wydarzenia korespondującego z końcem jego ostatniej doby hotelowej.
3. Uczestnik jest obowiązany do zwrotu kosztów rezerwacji miejsca noclegowego w terminie 7 dni od dnia otrzymania od Organizatorów wezwania do zapłaty na wskazany przez nich rachunek bankowy. Po bezskutecznym upływie wskazanego terminu od należnej kwoty zostaną naliczone odsetki ustawowe (za opóźnienie) zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

5.Postanowienia końcowe

1. Wysłanie zgłoszenia rejestracyjnego oznacza akceptację postanowień niniejszego Regulaminu, a także przestrzegania przepisów prawnych oraz wszelkich innych ustaleń dokonanych między uczestnikiem a Organizatorami. 
2. Akceptacja niniejszego Regulaminu jest równoznaczna z zawarciem umowy o udział w Kongresie w charakterze uczestnika biernego. 
3. Wysłanie zgłoszenia rejestracyjnego jest także równoznaczne z udzieleniem przez uczestników nieograniczonej czasowo zgody na publikację ich wizerunków utrwalonych podczas Kongresu w formie zdjęć oraz nagrań audiowizualnych w sieci Internet na stronach internetowych Organizatorów, kanałach Organizatorów w serwisach internetowych umożliwiających udostępnianie, edycję i nadawanie na żywo (Facebook, Youtube, X) oraz w  mediach społecznościowych (Facebook). W Kongresie mogą uczestniczyć także przedstawiciele mediów (prasa, radio, telewizja). 
4. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za rzeczy uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Kongresu. 
5. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia zarówno na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane z Kongresem, jak również w miejscach zakwaterowania i środkach transportu.
6. Kwestie związane z ochroną danych osobowych zawiera Polityka prywatności, uczestnikom zostanie również udostępniona informacja związana z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.U.UE.L.2016.119.1)
7. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem jego zamieszczenia na stronie internetowej https://ecrkongresmlodych.pl/. 
8. Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Kongresie i obowiązują wszystkich uczestników.