Szanując Państwa prywatność oraz dbając o to, aby wiedzieli Państwo jak przetwarzane są Państwa dane osobowe, przedstawiamy zestaw najważniejszych informacji związanych z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.U.UE.L.2016.119.1) (dalej zwane „RODO”).

ADMINISTRATORZY DANYCH OSOBOWYCH
Współadministratorami Danych Osobowych są:

1. a) Stowarzyszenie o nazwie  Nowa Polska Organizacja (nowapl.org) wpisane do Rejestru Stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0001125861 z siedzibą w Warszawie, ul. Techników 28, 02-468 Warszawa, NIP: 5223310390, REGON: 52961717100000 (zwane również w klauzuli w części dotyczącej zasadniczej treści uzgodnień  umowy o współadministrowanie danymi Współadministratorem nr 1).
2. b) European Parliament – European Conservative & Reformists Group – Grupa Europejskich Konserwatystów i Reformatorów z siedzibą w Brukseli, Rue Wiertz, 60 ZWEIG 02L036, Belgia (zwane również w klauzuli w części dotyczącej zasadniczej treści uzgodnień umowy o współadministrowanie danymi Współadministratorem nr 2)

Kontakt z ADO jest możliwy drogą elektroniczną – adres e-mail: stowarzyszenie@nowapl.org bądź droga pocztową poprzez wysłanie korespondencji na adres: Nowa Polska Organizacja, ul. Techników 28, 02-468 Warszawa.

CELE i PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA DANYCH
Informujemy, że Państwa dane osobowe przetwarzane będą w następujących celach:

1. rejestracji na „ECR Kongres Młodych 2025”, zwany, dalej „Kongresem”, który odbędzie się w Lublinie w dniach od 27 listopada 2025 r. do 29 listopada 2025 r. oraz automatyczne założenie konta rejestracyjnego uczestnika – podstawą prawną przetwarzania danych jest wykonanie umowy uczestnictwa w Kongresie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz niezbędność przetwarzania do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora. W takim przypadku prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest kontakt z uczestnikami celem umożliwienia udziału w Kongresie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
2. zachowanie podczas Kongresu środków bezpieczeństwa związanych z listą uczestników – podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora. W takim przypadku prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest zapewnienie bezpieczeństwa podczas Kongresu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
3. nawiązania kontaktu z uczestnikami Kongresu w ramach czynności organizacyjnych poprzedzających Kongres – podstawą prawną przetwarzania danych jest wykonanie umowy uczestnictwa w Kongresie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz niezbędność przetwarzania do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora. W takim przypadku prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest kontakt z uczestnikami Kongresu  (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
4. prowadzenie statystyk i raportów oraz archiwizacja na potrzeby wewnętrzne Administratora związane z liczbą uczestników wydarzeń – podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność przetwarzania do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora. Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest prowadzenie statystyk i raportów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
5. dochodzenie lub obrona przed roszczeniami związanymi z organizacją Kongresu – podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora. Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest w tym przypadku możliwość ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
6. informowania o innych inicjatywach podejmowanych lub współorganizowanych przez ADO na podstawie odrębnie wyrażonej zgody (art. 6 ust. 1 lit a RODO).

Przebieg Kongresu będzie rejestrowany za pomocą urządzeń rejestrujących obraz i/lub dźwięk, w formie fotograficznej oraz/lub filmu audiowizualnego w celu wykonania relacji z Kongresu na potrzeby promocji Kongresu.

Utrwalony w ten sposób Państwa wizerunek może być rozpowszechniany poprzez publikowanie w materiałach promujących Kongres w formie zdjęć oraz nagrań audiowizualnych w sieci Internet na stronach internetowych Organizatorów, kanałach Organizatorów w serwisach internetowych umożliwiających udostępnianie, edycję i nadawanie na żywo ( Facebook, YouTube, X) oraz w  mediach społecznościowych (Facebook, X).

Wówczas podstawą przetwarzana danych jest zgoda, o której mowa w art. 6 ust.1 lit. a RODO, przy zachowaniu obowiązków wynikających z art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych, tj. poprzez wyrażenie zgody/zezwolenia w postaci jednoznacznej czynności potwierdzającej, przez co rozumie się osobiste uczestnictwo w Kongresie.

W oparciu o art. 81 ust. 2 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, zezwolenia nie wymaga rozpowszechnianie wizerunku:

1)   osoby powszechnie znanej, jeżeli wizerunek wykonano w związku z pełnieniem przez nią funkcji publicznych, w szczególności politycznych, społecznych, zawodowych;

2)   osoby stanowiącej jedynie szczegół całości takiej jak zgromadzenie, krajobraz, publiczna impreza.

Jeżeli nie wyrażają Państwo zgody na rozpowszechnianie wizerunku prosimy o poinformowanie o tym fakcie Organizatorów przed wejściem na teren, na którym wykonywane są zdjęcia/nagrania video.

CZAS PRZEZ JAKI BĘDZIEMY PRZETWARZAĆ DANE OSOBOWE
Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez okres 3 lat od dnia zakończenia Kongresu.

Dane mogą być również przechowywane przez okres niezbędny do przedawnienia ewentualnych roszczeń.

Fanpage/Kanał Kongresu na portalu społecznościowym (Facebook), serwisie internetowym Youtube, platformie społecznościowej X podlegają retencji na zasadach określonych regulaminami właścicieli w/w Kanałów. Okres przechowywania danych przez jednostki niezależne od Współadministratorów, ustalają te jednostki.

KATEGORIE ODBIORCÓW DANYCH
Odbiorcami danych mogą być podmioty z następujących kategorii:

1. podmioty świadczące usługi informatyczne oraz hostingu działające na zlecenie ADO,
2. podmioty świadczące usługi pocztowe oraz kurierskie działające na zlecenie ADO,
3. podmioty świadczące usługi na rzecz ADO, w szczególności usługi hotelowe i transportowe związane z rezerwacją miejsc noclegowych i organizacją transportu dla uczestników Kongresu,
4. podmioty świadczące usługi księgowe,
5. META PLATFORMS INC.,
6. Google LLC.,
7. Twitter INC.

Dane osobowe nie będą przekazywane do organizacji międzynarodowych.

Informacja o transferze danych w związku z publikacją na portalu społecznościowym Facebook, serwisie internetowym Youtube, platformie społecznościowej X

W sytuacji wyrażenia zgody na publikację danych osobowych na portalu społecznościowym, informujemy, że dane będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy do Stanów Zjednoczonych. W myśl obowiązujących przepisów o ochronie danych mamy obowiązek stosowania odpowiednich środków ostrożności w zakresie przetwarzania danych. Transfer danych oparty na stosowanych klauzulach umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską i decyzjach Komisji Europejskiej stwierdzających odpowiedni stopień ochrony danych. Więcej szczegółów dostępnych pod adresami wskazanymi w punkcie klauzuli „ADMINISTRATORZY DANYCH OSOBOWYCH”.

Informacje na temat przetwarzania danych przez serwis YouTube dostępne są pod adresem:

https://www.youtube.com/intl/ALL_pl/howyoutubeworks/user-settings/privacy/

Informacje na temat przetwarzania danych osobowych przez portal X dostępne są pod adresem: https://x.com/pl/privacy

Informacje na temat przetwarzania danych osobowych przez portal Facebook dostępne są pod adresem:

 https://www.facebook.com/privacy/policy/?entry_point=data_policy_redirect&entry=0

PRZYSŁUGUJĄCE PRAWA
Informujemy, że przysługuje Państwu prawo do: żądania dostępu do danych osobowych, sprostowania, usunięcia oraz prawo do ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i prawo skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Każda osoba posiada prawo do wycofania zgody jeśli podstawą przetwarzania danych osobowych była zgoda udzielona w trybie art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Wówczas zgodę można cofnąć w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Zgodę można wycofać osobiście w siedzibie ADO, listownie lub elektronicznie na adres e-mail: stowarzyszenie@nowapl.org.

INFORMACJA CO DO WYMOGU LUB DOBROWOLNOŚCI PODANIA DANYCH
ORAZ KONSEKWENCJACH ICH NIEPODANIA

Podanie danych podczas zgłoszenia jest warunkiem zawarcia umowy o uczestnictwo w Kongresie,  bez nich nie jest możliwy udział w Kongresie oraz przekazanie informacji organizacyjnych. Uczestnik może w każdej chwili wycofać zgodę na udział w Kongresie wysyłając wiadomość na adres: stowarzyszenie@nowapl.org, co jest jednoznaczne z wykreśleniem z listy uczestników Kongresu oraz brakiem możliwości udziału w nim. Zgoda na informowanie o innych inicjatywach podejmowanych lub współorganizowanych przez ADO jest dobrowolna, a jej wycofanie jest możliwe w każdym czasie. Zgodę można wycofać osobiście w siedzibie ADO, listownie lub elektronicznie na adres e-mail: stowarzyszenie@nowapl.org.

PROFILOWANIE
Dane osobowe nie będę przetwarzane w celu zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.

ZASADNICZA TREŚĆ UZGODNIEŃ UMOWY O WSPÓŁADMINISTROWANIE DANYMI OSOBOWYMI
W związku z tym, że działamy na zasadzie współadministrowania, zgodnie  z  art.  26  RODO  zawarliśmy  stosowną  umowę o współadministrowanie.  Każdy  ze Współadministratorów  dokłada  należytej  staranności,  by  zapewnić  bezpieczeństwo  przetwarzania Państwa danych i do każdego możecie Państwo zwrócić się z wszelkimi pytaniami. Nasze zadania dzielimy między sobą w wyraźny sposób:

• za realizację Państwa praw wynikających z RODO odpowiada Współadministrator, który otrzymał żądanie;
• za wykonanie obowiązku informacyjnego wobec osób, których dane dotyczą odpowiada Współadministrator nr 1.

Szczegóły uzgodnień pomiędzy Współadministratorami znajdują się w siedzibach Współadministratora nr 1 i Współadministratora nr 2 dostępnych pod adresami wskazanymi w punkcie klauzuli „ADMINISTRATORZY DANYCH OSOBOWYCH”.

PUNKT KONTAKTOWY
Strony ustalają następujący punkt kontaktowy dla osób fizycznych, których dane osobowe są przetwarzane przez Współadministrujących: należy kontaktować się ze Współadministratorem nr 1 za pośrednictwem adresu e-mail: stowarzyszenie@nowapl.org lub adresu korespondencyjnego: ul. Techników 28, 02-468 Warszawa.